در راستای اجرای سیاستهای دولت الکترونیک، گذار از شیوههای سنتی ثبت و نگهداری پروندههای خسارت و ارتقای سطح خدماترسانی، پروژه کلان ساماندهی و دیجیتالسازی پروندههای خسارت سنوات گذشته صندوق تأمین خسارتهای بدنی با موفقیت به انجام رسید.
از سال ۱۳۹۵، فرآیند ثبت و نگهداری اطلاعات پروندههای تشکیلشده صندوق در سامانه جامع مالی، حقوقی، فنی و اداری آغاز شد و از آن زمان تاکنون، تمامی اطلاعات اصلی و کلیدی هر پرونده به همراه مستندات مربوطه بهصورت منسجم در این سامانه ثبت و نگهداری شده است.
با این حال، بخش قابل توجهی از پروندههای صندوق مربوط به سالهای پیش از راهاندازی سامانه جامع بود. این پروندهها عمدتاً بهصورت فیزیکی و در برخی موارد در فایلهای غیرمتمرکز نگهداری میشدند. پراکندگی و جزیرهای بودن اطلاعات، علاوه بر اشغال فضای قابل توجه اداری، دسترسی سریع به سوابق پروندهها را در مواردی همچون پیگیری وصول مطالبات از بدهکاران، اقدامات حقوقی، ارائه دفاعیات در محاکم، تطبیق حوادث، بررسی صدمات و پاسخگویی به مراجع ذیربط با دشواری و صرف زمان قابل توجه همراه میکرد.
بر همین اساس، گردآوری، ساماندهی و یکپارچهسازی اطلاعات پروندههای خسارت بهعنوان یکی از مهمترین برنامههای عملیاتی سال ۱۴۰۴ به حوزه فنی صندوق ابلاغ شد.
پیش از آغاز عملیات اجرایی، ضوابط فنی، اقلام اطلاعاتی مؤثر، نحوه دستهبندی اسناد و آموزش شناسایی انواع اوراق و تعهدات مورد بررسی و ارزیابی دقیق قرار گرفت. در مرحله نخست اجرای پروژه، پروندههای فیزیکی بر اساس سال تشکیل و نوع پرونده طبقهبندی شدند. در مرحله دوم، اسناد و اوراق موجود بر مبنای عناوین از پیش تعریفشده تفکیک و برای اسکن آمادهسازی شدند. در مرحله سوم نیز پس از اسکن مستندات، پرونده الکترونیکی هر مورد با ثبت مشخصات پرونده، مبلغ خسارت پرداختی، اطلاعات ذینفعان و سایر دادههای ضروری تشکیل شد.
با توجه به اهمیت و حساسیت این پروژه، تیمی نظارتی بهصورت مستمر فرآیند اجرا را پایش کرد و کیفیت اسکن اسناد، وضوح تصاویر، صحت ثبت اطلاعات و انطباق نسخه دیجیتال با نسخه فیزیکی را مورد ارزیابی و کنترل قرار داد.
در این پروژه، تعداد ۸۵ هزار پرونده مربوط به حوادث رانندگی پیش از سال ۱۳۹۴ که بهصورت فیزیکی در بایگانی نگهداری میشدند، پس از بررسی، دستهبندی و پردازش اطلاعات، در سامانه الکترونیکی صندوق ثبت و دیجیتالسازی شدند. این پروندهها شامل اطلاعات بیش از ۱۱۱ هزار زیاندیده و ۴۰ هزار مقصر حادثه بوده و در جریان اجرای پروژه، بیش از ۴ میلیون سند مرتبط نیز اسکن و به آرشیو دیجیتال صندوق افزوده شد.
این اقدام با هدف تسهیل دسترسی به اطلاعات، افزایش دقت و سرعت در ارائه خدمات، کاهش مراجعات حضوری و همچنین حفظ و صیانت از اسناد انجام شده است. الکترونیکی شدن پروندههای سنواتی، علاوه بر بهبود مدیریت دادهها و تسریع حرکت صندوق در مسیر تحول دیجیتال، امکان جستوجو، بازیابی و بهرهبرداری از اطلاعات را با دقت بالا و در کوتاهترین زمان ممکن فراهم کرده است.
این پروژه در مدت ۱۱ ماه و با تلاش صادقانه همکاران حوزههای فنی، حقوقی، فناوری اطلاعات، پشتیبانی و بایگانی با موفقیت به سرانجام رسید.
